SIM-Mengelola Perusahaan Digital

MENGELOLA PERUSAHAAN DIGITAL

Mengelola Pengetahuan Untuk Perusahaan Digital

Pengetahuan merupakan asset produktif dan strategis yang sentral dalam perekonomian informasi di zaman ini, dan merupakan sumber keunggulan kompetitif yang potensial. Dengan pengetahuan, perusahaan akan lebih efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumber dayanya yang terbatas. Tanpa pengetahuan, perusahaan akan kurang efektif dan efisien, dan terancam gagal. Karena itu perusahaan perlu program manajemen pengetahuan.

Meskipun konsep Manajemen Pengetahuan asli akhir-akhir ini, minat di dalamnya telah berkembang dengan pesat dengan perkembangan teknologi informasi (TI). Oleh karena itu, sebuah sistem Manajemen Pengetahuan perlu disiapkan dengan hati-hati, sistem informasi manajemen (MIS) terstruktur di mana informasi yang dicatat, disimpan dan dibuat tersedia bagi mereka yang membutuhkannya.

Inti dari Manajemen Pengetahuan selanjutnya perlu didesain ‘pengembang pengetahuan’ untuk merancang perangkat lunak komputer untuk mengendalikan database pengetahuan, dan ‘pilihan pembelajaran’ yang akan memandu pengguna dalam menemukan, pada suatu waktu, informasi yang akan melayani pengembangan pribadi dan kebutuhan kerja mereka.

Suatu perusahaan digital adalah suatu perusahaan yang hampir seluruh hubungan bisnis penting dari organisasi dengan pelanggan, para pemasok, dan karyawannya dimungkinkan dan dijembatani secara digital. Proses bisnis merupakan cara yang unik dimana pekerjaan terorganisasi, terkoordinasi, dan terfokus untuk menghasilkan suatu produk atau layanan yang bernilai. Didalam perusahaan digital, informasi sekecil apapun yang diperlukan untuk mendukung keputusan bisnis dapat tersedia kapanpun dan dimanapun pada perusahaan tersebut. Daya rasa dan respons perusahaan digital terhadap lingkungannya jauh lebih cepat dilakukan disbanding perusahaan tradisional, sehingga secara fleksibel ia mampu bertahan dalam suasana yang bergolak.

 Indikator Perusahaan Digital

Untuk membentuk suatu perusahaan digital tidak hanya sekedar melakukan komputerisasi di bagian penjualan, pembelian, persediaan barang atau keuangan saja, karena hal itu baru sebagian kecil dari suatu rencana induk pembentukan perusahaan digital. Ada 4 indikator yang harus dipenuhi dalam perusahaan digital yaitu:

1.    Sistem Pengelolaan Rantai Pasokan

Sistem ini berarti melakukan otomatisasi terhadap sistem yang mengalirkan informasi dari perusahaan kepada pemasoknya dan sebaliknya. Otomatisasi itu dilakukan dalam usaha untuk mengoptimalkan perencanaan, persediaan bahan baku, produksi, pengiriman produk dan jasa. Jika aliran informasi ini berlangsung dengan lancar dan cepat, maka perusahaan tidak perlu memiliki gudang sendiri untuk menyimpan bahan baku. Hal ini disebabkan kebutuhan itu dapat dipenuhi oleh pemasok dala waktu yang sinkat, karena pemasok dapat memperoleh informasi dari perusahaan secara cepat. Boleh jadi, sudah terbentuk sistem terintegrasi antara perusahaan dan pemasok. Dengan melakukan komputerisasi sistem pengelolaan rantai pasokan maka perusahaan dapat menghemat investasi, sehingga lebih kompetitif dalam memasarkan produk jadinya.

2.    Sistem Pengelolaan Relasi Pelanggan

Perusahaan tidak dapat menjaga kelangsungan hidupnya tanpa adanya pelanggan, maka pelanggan merupakan faktor penting yang harus dikelola dengan baik. Untuk membangun hubungan yang terintegrasi antara perusahaan dengan pelanggan, maka harus dibentuk suatu sistem informasi yang dapat memfasilitasi komunikasi dan hubungan antara kedua belah pihak. Penyelenggaraan fasilitas chatting atau e-mail bahkan suatu sitem database untuk menampung umpan balik dari pelanggan merupakan suatu bentuk minimal yang perlu disediakan, sehingga informasi itu dapat mengalir dengan lancar.

3.    Sistem Perusahaan

Indikator ketiga ini biasanya sudah lebih dahulu dibangun oleh perusahaan, misalnya dengan membuat aplikasi sistem informasi penjualan, pembelian, persediaan barang, keuangan dan akuntansi. Ada perusahaan yang sudah lengkap mendigitalkan sistem perusahaannya, namun juga banyak yang melakukan secara parsial, bagian per bagian secara bertahap.  Kunci keberhasilan dari proses komputerisasi ini terletak pada kemampuan pimpinan perusahaan dalam merumuskan suatu rencana induk pembangunan sistem informasi yang terpadu antar bagian manajemen perusahaan tersebut.

4.    Sistem Pengelolaan Pengetahuan

Indikator keempat merupakan puncak dari gelombang inovasi teknologi informasi dalam suatu perusahaan digital, yaitu dengan membangun sistem yang mendukung untuk menciptakan kreasi solusi, mencatat, menyimpan dan menyebarkan pengetahuan dan keahlian. Salah satu bentuk sistem ini sering disebut dengan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) dan Sistem Pakar.

Manajemen Pengetahuan dalam Organisasi

Pengetahuan manusia dimulai sejak manusia mengenal informasi, yaitu informasi mengenai apa yang sedang terjadi, apa yang telah dikatakan, bagaimana terjadinya, atau apa yang sedang dipikirkan. Kemudian informasi yang didapat selanjutnya diteruskan kepada orang lain melalui komunikasi. Komunikasi berlangsung antara manusia dengan manusia, baik itu komunikasi secara langsung maupun tidak langsung. Kemudian, pengetahuan dan informasi tersebut bergerak dinamis melalui organisasi dalam berbagai cara, tergantung bagaimana organisasi memandangnya. Manajemen Pengetahuan didefinisikan sebagai setiap proses atau praktek membuat, memperoleh, menangkap, berbagi dan menggunakan pengetahuan, di mana pun berada, untuk meningkatkan pembelajaran dan kinerja dalam organisasi. Pengetahuan bagi organisasi merupakan modal intelektual yang dapat dibeda-bedakan menurut jenis pengetahuan yang dimiliki seseorang.

Dilihat dari jenisnya, ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan explicit dan pengetahuan tacit.

·         Tacit

ü  Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan (misalnya keahlian seseorang)

ü  Penting untuk kreatifitas dan inovasi

ü  Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi

ü  Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimiliki oleh ahli

·         Explisit

ü  Dapat dikodifikasi/formulasi

ü  Dikonversikan ke tacit dengan pemahaman dan penyerapan

ü  Misalnya dokumen, database, materi audio visual dll

Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, rumus, spesifikasi, dan manual. Pengetahuan tacit sifatnya sangat personal, sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan dan disebarkan kepada orang lain. Sehingga dapat dikatakan bahwa Explicit Knowledge merupakan bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi/terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contoh manual, buku, laporan, dokumen, surat, file-file elektronik, dsb. Sedangkan Tacit Knowledge, merupakan bentuk pengetahuan yang masih tersimpan dalam pikiran manusia.Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya.

Sistem Kerja Pengetahuan

SKP adalah system yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuwan dan para pekerja di bidang pengetahuan lainnya yang betugas memperoleh dan menciptakan pengetahuan baru bagi perusahaan mereka. Perusahaan juga memiliki system khusus bagi pekerja pengetahuan untuk membantu membuat pengetahuan baru dan menjamin bahwa pengetahuan ini terintegrasi secara tepat dalam bisnis. Sistem ini memerlukan akses yang mudah ke basis pengetahuan eksternal: perangkat keras computer yang canggih yang dapat mendukung peranti lunak dengan banyak grafis, analisis, manajemen dokumen, kemampuan komunikasi dan antar muka yang user-friendly. Aplikasi system kerja pengetahuan secara umum dibagi tiga, yaitu:

1.    Desain Berbantuan Komputer (computer aided design – CAD) membuat proses penciptaan dan revisi rancangan menjadi otomatis, dengan menggunakan komputer dan peranti lunak grafis yang rumit. Berguna bagi para insinyur, perancang grafis, dan manajer pabrik dalam memberikan kendali yang lebih tepat mengenai rancangan industry dan pabrikasi.

2.    Sistem realitas virtual memiliki kemampuan visualisasi, penerjemahan, dan simulasi yang jauh melebihi sistem desain dengan bantuan komputer. Sistem ini menggunakan peranti lunak grafis interaktif untuk mendapatkan simulasi buatan komputer yang sangat mirip dengan kenyataan hingga bahkan para penguna hampir memercayai bahwa mereka dalam dunia nyata. Berguna bagi para perancang grafis, arsitek, insinyur dan pekerja medis dalam menciptakan obyek-obyek fotorealistik dan simulasi yang presisi.

3.    Workstation Investasi khusus pada industry keuangan, untuk mendayagunakan pengetahuan dan waktu dari para pialang, pedagang, dan manajer portofolio.

Kecerdasan Tiruan

Organisasi menggunakan teknologi kecerdasan tiruan untuk menangkap pengetahuan individu dan kolektif dan untuk mengkodifikasi serta memperluas basis pengetahuan. Kecerdasan Tiruan (atau artificial intelligence [AI]) adalah upaya untuk mengembangkan system berbasis computer (baik perangkat keras maupun perangkat lunak) yang berperilaku seperti manusia. Sistem seperti itu akan mampu mempelajari bahasa ibu, menjalankan tugas-tugas fisik yang berkoordinasi (robotic), menggunakan perlengkapan pemahaman yang menginformasikan perilaku fisik dan bahasanya, sistem pemahaman oral dan visual, dan berusaha menyamai keahlian manusiawi dan pengambilan keputusan (sistem pakar). System seperti ini juga bisa menunjukkan logika, pembenaran, intuisi, dan kualitas-akal-sederhana yang diasosiasikan dengan manusia.

Kecerdasan buatan tidak memiliki fleksibilitas, keluasan, dan keumuman dari kecerdasan manusia, tapi dapat digunakan untuk menangkap, megodekan, dan memperluas pengetahuan perusahaan. Perusahaan dapat menggunakan kecerdasan buatan untuk:

1.    Membantunya menangkap dan menyimpan pengetahuan tersirat;

2.    Menemukan pengetahuan;

3.    Menghasilkan solusi bagi masalah tertentu yang terlalu besar dan kompleks untuk dianalisa oleh manusia; dan

4.    Membantu perusahaan mencari dan menyaring informasi.

Teknik-Teknik Kecerdasan Lainnya

Organisasi menggunakan teknik komputasi kecerdasan lainnya untuk memperluas basis pengetahuan mereka dengan memberikan solusi atas masalah yang terlalu besar atau kompleks untuk ditangani orang-orang yang memiliki sumber terbatas. Beberapa teknik kecerdasan lainnya diantaranta:

1.    Jaringan sistem saraf

Jaringan sistem saraf dirancang untuk mengistimasi proses pemikiran fisik dari otak biologis. Terdapat dua bagian pada sistem saraf yaitu soma atau sel saraf, pada bagian pusat bertindak sebagai switch, menstimulasi oleh neuron. Terpancar dari neuron adalah axon yang merupakan koneksi aktif elektrik kedendrit atau neuron lainnya. Axon dan dendrite merupakan “kabel” yang secara elektrik menghubungkan neuron satu sama lainnya. Simpangan dari keduanya disebut synapse. Model biologis sederhana ini adalah metapora untuk pengembangan jaringan sistem saraf. Sistem saraf terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak yang berusaha mengevaluasi pola pemrosesan dari otak biologis.

Perbedaan sistem jaringan dengan sistem pakar: sistem pakar mencari cara atau model sedekat mungkin dengan cara manusia menyelesaikan masalah, namun para pembuat jaringan sistem saraf mengklaim bahwa mereka kecerdasan manusia, tidak memprogram solusi, dan tidak mengarah pada penyelesaian masalah tertentu semata-mata. Sebaliknya, para perancang sistem saraf memiliki tujuan meletakkan kecerdasan pada perangkat lunak dalam bentuk kemampuan belajar yang digeneralisasikan. Sedangkan sistem pakar, dirancang secara khusus terutama untuk memberikan penyelesaian masalah tertentu dan tidak bisa dengan mudah dilatih ulang.

2.    Fuzzy logic

Program komputer tradisional memerlukan presisi : on-off, ya-tidak, benar-salah. Namun, kita manusia tidak mengalami dunia dengan cara seperti itu. Fuzzy logic adalah teknologi berbasis aturan yang mengizinkan ketidak akuratan dan bahkan menggunakannya untuk menyelesaikan masalah yang belum pernah dipecahkan sebelumnya. Fuzzy logic terdiri dari beragam konsep dan teknik untuk menampilkan dan mengumpulkan pengetahuan yang tidak akurat, tidak pasti, atau tidak bisa dipercaya. Fuzzy logic bisa menciptakan aturan-aturan yang menggunakan aprosikmasi suatu nilai subjektif atau data yang ambigu atau tidak lengkap. Dengan mengekspresikan logika menggunakan beberapa ketidak akuratan yang sudah ditetapkan dengan cermat sebelumnya, fuzzy logic menjadi lebih dekat dengan cara berpikir orang yang sebenarnya dari pada aturan-aturan tradisional IF-THEN.

3.    Algoritma Genetik

Olgaritma genetic (disebut juga komputasi adaptif) adalah variasi teknik pemecahan masalah yang secara konseptual berdasarakan metode bahwa organism hidup terus beradaptasi terhadap lingkungannya-proses evolusi. Algoritma genetic deprogram agar bekerja dengan cara populasi penyelesaian masalah-masalah denga nmengubah dan mengorganisasi ulang bagian-bagian dari komponennya menggunakan proses seperti reproduksi, mutasi, dan seleksi alamiah. Dengan demikian, algoritma mendorong evolusi solusi untuk masalah tertentu, mengendalikan generasi, variasi, adaptasi dan pemilihan kemungkinan solusi menggunakan proses berbasis-genetik.

4.    Intelegen Agent

Intelligent Agent adalah program perangkat lunak yang bekerja di latar belakang tanpa campur tangan manusia untuk menjalankan tugas-tugas repetitive, khusus, dan terprediksi untuk pengguna individu, proses bisnis atau aplikasi perangkat lunak. Intelegent agent menggunakan basis pengetahuan built-in untuk menjalankan tugas-tugas atau mengambil keputusan sesuai input dari pengguna. Integent agent bisa diprogram untuk mengambil keputusan berdasarkan profesi personal pengguna-misalnya menghapus e-mile sampah, jadwal pertemuan, atau menjelajah jaringan yang saling terkoneksi untuk menemukan tiket penerbangan ke California yang termurah. Intelegent agent bisa dikoneksikan kepersonal digital assistent dan berkolaborasi dengan pengguna dalam lingkungan kerja yang sama. Selain itu juga bisa membantu pengguna dalam menjalankan tugas-tugas sesuai input pengguna, memberi pelatihan, atau pengajaran kepada pengguna, menyembunyikan kompleksitas tugas-tugas sukar, membantu pengguna berkolaborasi dengan pengguna lainnya, atau memonitor peristiwa dan prosedur.